フレンズ保険事務所

個人情報保護に関する基本方針
(プライバシーポリシー)

有限会社フレンズ保険事務所(以下当社)は、個人情報保護の重要性に鑑み、お客様の個人情報を適正に取扱うことを宣言いたします。

(1) 法令等の遵守
当社は、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関連法令および関係官庁のガイドラインなどを遵守します。

(2) 従業者教育
当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるよう従業者への教育･指導を徹底します。

(3) 個人情報の利用目的
当社は、保険代理業とレンタカー業を営んでおり、保険会社から保険募集業務の委託を受けて取得した個人情報とレンタカー業を通じて取得した個人情報(個人番号および特定個人情報については、下記(8)を参照ください。)を、下記業務の遂行に必要な範囲内で、かつ適法、公正に利用します。
また、弊社は、お問い合わせ、ご相談等の事実確認やサービスの向上を目的として録画･録音･記録等を行います。
なお、その他の目的に利用することはありません。。

• 損害保険、生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の保険会社の業務
• レンタカー事業およびこれらに付帯・関連するサービスの提供

上記の利用目的を変更する場合には、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、その内容をご本人に対し、原則として書面等(電磁的記録を含む、以下同じ。)により通知し、または弊社のホームページなどにより公表します。

弊社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページ(下記)に記載してあります。

<当社と取引のある保険会社>

• 損害保険ジャパン株式会社 (https://www.sompo-japan.co.jp/)
• SOMPOひまわり生命保険株式会社 (https://www.himawari-life.co.jp/)
• 第一生命保険株式会社 (http://www.dai-ichi-life.co.jp)
• SOMPOで乗ーる (https://sompo-de-noru.jp/)

(4) 個人情報の取得･保管
当社は、業務上必要な範囲で、かつ、適法で公正な手段により個人情報(個人番号および特定個人情報については、下記(8)を参照ください。)を取得します。
また、弊社は、取得した個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令により要求・許容される期間、保管します。

(5) 個人データの安全管理措置
当社は、取扱う個人データ(下記(8)の個人番号および特定個人情報を含みます。また、弊社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、個人データとして取り扱われることが予定されているものを含みます。)の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備および実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。

弊社は、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記のお問い合わせ窓口までお寄せください。

① 基本方針の整備
個人データの適正な取扱いの確保のため、｢関係法令・ガイドライン等の遵守｣、｢安全管理措置に関する事項｣、｢質問および苦情処理の窓口｣等について基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。

② 個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。

③ 組織的安全管理措置

• 個人データの管理責任者等の設置
• 就業規則等における安全管理措置の整備
• 個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
• 個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
• 個人データの取扱状況の点検および監査体制の整備と実施
• 漏えい等事案に対応する体制の整

④ 人的安全管理措置

• 従業者との個人データの非開示契約等の締結
• 従業者の役割・責任等の明確化
• 従業者への安全管理措置の周知徹底、教育および訓練
• 従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認

⑤ 物理的安全管理措置

• 個人データの取扱区域等の管理
• 機器及び電子媒体等の盗難等の防止
• 電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
• 個人データの削除および機器、電子媒体等の廃棄

⑥ 技術的安全管理措置

• 個人データの利用者の識別および認証
• 個人データの管理区分の設定およびアクセス制御
• 個人データへのアクセス権限の管理
• 個人データの漏えい・毀損等防止策
• 個人データへのアクセスの記録および分析
• 個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録および分析
• 個人データを取り扱う情報システムの監視および監査

⑦ 委託先の監督
個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。

⑧ 外的環境の把握
個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、安全管理措置を実施しています。
(※外国における情報の取扱いがない場合は不要)

(6) 外国における情報の取扱い
当社は、個人データの取扱いを海外にある外部に委託するにあたっては、以下の安全管理措置を講じるとともに、個人情報保護法で求められる、委託先における個人データの安全管理措置に相当する措置(以下、相当措置といいます。)を講ずるよう、委託先と委託契約を締結しています。

① 以下の事項について年に1回、定期的に書面等により確認を行っています。

1. 移転先の第三者による相当措置の実施状況
2. 移転先の第三者の所在する外国における相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある制度の有無

② 相当措置の実施に支障が生じた際には、是正を求め、当該相当措置の継続的な実施の確保が困難となったときは、当該個人データの提供を停止します。

③ 委託契約では、委託契約の範囲内で個人データを取り扱う旨、必要かつ適切な安全管理措置を講じる旨、従業者に対する必要かつ適切な監督を行う旨、再委託が必要な場合の事前承諾、個人データの第三者提供の禁止等を定めています。

④ 海外にある外部への個人データの取扱いの委託に関するご質問については、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

(7) 個人データの第三者への提供および第三者からの取得
弊社は、次の場合を除き、本人の同意なく第三者に個人データ(個人番号および特定個人情報については、下記(8)を参照ください。)を提供しません。

① 法令に基づく場合

② 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

③ 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

④ 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

⑤ 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき(個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。)、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を確認し、記録したうえ、保管します。

(8) センシティブ情報のお取扱い
弊社は、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます。)ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報(以下、｢センシティブ情報｣といいます。)については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

① 法令に基づく場合

② 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合

③ 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合

④ 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

⑤ 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治･宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

⑥ 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

⑦ 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

(9) 個人番号および特定個人情報の取扱い
当社は、個人番号および特定個人情報について、取得･利用･第三者提供を行いません。

(10) 見直し･改善
当社の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。

(11) 個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正等、利用停止など
個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示(確認･記録の開示を含む)、訂正等または利用停止などに関するご請求については、ご請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで手続きを行います。
保険会社の保有個人データに関しては当該会社に対してお取次ぎいたします。
弊社の保有個人データに関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。

なお、上記開示などの手続きについては所定の手数料をいただきます。
手続きを希望される方は、下記お問い合わせ先までお申し付けください。

(※Cookie等の識別子に関する取扱いを掲載する場合の例示)
(※Cookie等の識別子に紐づけされた情報の取扱いがない場合は不要)

お客さま本位の業務運営方針/KPI

フレンズ保険事務所(以下当社)は、｢お客様に安心と満足をお届けする｣｢自分たちが持つ商品･知識･つながりを駆使し、お客様をしあわせにする｣という経営理念のもと、金融庁が2017年に公表した｢顧客本位の業務運営に関する原則｣を踏まえ、以下のとおり｢お客さま本位の業務運営方針｣を定めています。
当社職員が共通の認識を持って、一体となって継続的に取り組んでまいります。

方針1 お客様の最善の利益の追求 [金融庁原則2]

当社は、お客様に安心と豊かさをお届けするため、多様化･高度化するさまざまなリスクからお守りし、お客様のご意向に沿った最適かつ質の高い保険商品をご提案します。

[取り組み]

• 損保ジャパン提供の顧客対応アプリを有効活用し、お客様の意向把握、情報提供を行います。
• 事故発生時にはお客様が弊社ならびに損保ジャパンに必ず連絡できるような体制にしておきます。

[KPI]

• モバソンチャット登録件数150件 (昨年105件)

方針2 利益相反の適切な管理 [金融庁原則3]

当社は、保険会社から代理店手数料を受領しますが、お客様の利益を最優先し、公正·中立な立場で提案します。

[取り組み]

• 月に１回コンプライアンス研修(損保·生保)を実施し、社員の法令順守に対する意識を高めます。
• 満期更改時にはお客様にご安心いただくため、早めの保険証券お渡しを心がけます。

[KPI]

• コンプライアンス研修年間12回 (昨年12回)
• 保険証券満期日7日前作成率90% (昨年86%)

方針3 手数料等の明確化 [金融庁原則4]

当社は、SOMPOひまわり生命の変額保険を取り扱っていますが、ご加入にあたってのリスクがある商品に対して適切に説明します。

[取り組み]

• 解約返戻金の増減のしくみをパンフレット等で丁寧に説明します。

[KPI]

• 既契約者様への年一回のアフターフォロー100% (昨年100%)

方針4 重要な情報の分かりやすい提供 [金融庁原則5]

当社は、正確かつ十分な情報提供を行い、お客様が内容を十分に理解し、納得いただけるまで丁寧で分かりやすい説明に努めます。

[取り組み]

• ｢重要事項説明書｣や｢パンフレット｣を活用するとともに、PC･タブレット等のナビゲーションシステムを用い、お客様の意向に沿った分かりやすい説明を行います。また、ご契約後のアンケート結果を参考にし、よりわかりやすい情報提供を目指します。

[KPI]

• 客様アンケート回収率5% (昨年2.3%)

方針5 顧客にふさわしいサービスの提供 [金融庁原則6]

当社は、お客様とのコミュニケーションを円滑にし、最適な提案を行うために、情報収集、情報提供を行います。

[取り組み]

• 契約の更新や変更の際、お客様の家庭環境等の変化等を積極的に聞き取りし、ニーズに応じた提案を行います。また、高齢のお客様や特別な配慮が必要なお客様には、ご家族同席のお願いや複数回の確認·訪問を実施し、その対応内容や連絡先を履歴として記録し、今後の対応に活用します。

[KPI]

• 客ペーパーレス率95% (昨年91%)

方針6 従業員に対する適切な動機づけと教育 [金融庁原則7]

当社は、全社員が一貫してお客様本位の提案･サービスを提供できるよう、コンプライアンス意識の向上と、商品･サービスおよび周辺知識を学ぶため、継続教育を行います。

[取り組み]

• 業界最高水準の資格取得(損保トータルプランナー)や周辺知識の習得を盛り込んだ教育研修計画を策定し、実行します。

[KPI]

• 教育研修年間12回 (昨年12回)
• 損保トータルプランナー取得者数2名 (昨年1名)

方針7 事故対応時のお客様支援

当社は、事故時には迅速な的確な対応を行い、お客様の抱える不安解消に努めます。

[取り組み]

• 事故発生時には、保険会社と連携し、当社が中心となって対応します。初動対応を標準化し、迅速な事故連絡につながるよう連絡方法をご案内するとともに、常にお客様に寄り添った対応を心掛けます。

[KPI]

• デジタル経路事故連絡率95%